Datenschutzerklärung:

Stand: März 2026

GEGENSTAND UND GELTUNGSBEREICH
In dieser Datenschutzerklärung wird darüber informiert, welche personenbezogenen Daten bei einzelnen Verarbeitungsvorgängen erhoben und wie und zu welchen Zwecken diese personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website, beim Forderungsmanagement und Inkasso, sowie auch in anderen Zusammenhängen, z. B. über die Verarbeitung der Daten von Bewerber/innen und bei der Teilnahme an Videokonferenzen.

Personenbezogenen Daten werden stets entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung verarbeitet.

1. VERANTWORTLICHER UND DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
Verantwortlicher ist die Loopcollect GmbH, Hoheluftchaussee 95, 20253 Hamburg, Deutschland, Tel.: +49 (0)40 - 609 426 14, E-Mail: info@loopcollect.de (nachfolgend „Loopcollect“).

Der Datenschutzbeauftragte des jeweiligen Verantwortlichen kann unter privacy@compliance.one kontaktiert werden.

2. VERARBEITUNG VON INKASSODATEN

2.1 SCHULDNERPORTAL (INKASSO)
Auf der Website wird ein Schuldnerportal bereitgestellt, über das Schuldner nach Anmeldung ihre offenen Forderungen einsehen, Zahlungen leisten, Forderungen bestreiten, Dokumente übermitteln sowie mit dem Verantwortlichen kommunizieren können.

Im Rahmen der Nutzung des Schuldnerportals werden personenbezogene Daten verarbeitet. Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

Stammdaten (z. B. Name, Anschrift, Aktenzeichen)
Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Forderungsdaten (z. B. Forderungshöhe, Forderungsgrund, Vertragsdaten)
Kommunikationsinhalte (z. B. Nachrichten, Einwendungen oder übermittelte Dokumente)
Zahlungsinformationen (z. B. Zahlungsstatus, Zahlungsart)
Protokolldaten (z. B. Login-Zeitpunkte, IP-Adresse)

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt, um Schuldnern eine Einsicht in die gegen sie geltend gemachten Forderungen zu ermöglichen, Zahlungen zu erleichtern, Einwendungen entgegenzunehmen und die Kommunikation im Rahmen der Bearbeitung und Durchsetzung von Forderungen effizient abzuwickeln.
Rechtsgrundlagen für diese Datenverarbeitung sind:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse des Verantwortlichen liegt in der optimierten Durchsetzung von Forderungen sowie in der Bereitstellung eines zeitgemäßen und effizienten Kommunikationsweges.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen), soweit über das Schuldnerportal Vereinbarungen getroffen werden, beispielsweise über Ratenzahlungen.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung), soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften bestehen.

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung und Durchsetzung der jeweiligen Forderung erforderlich ist. Darüber hinaus kann eine Speicherung erfolgen, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

2.2 VERARBEITUNG VON DATEN VON SCHULDNERN (FORDERUNGSEINZUG)
Im Rahmen unserer Tätigkeit als Inkassodienstleister verarbeiten wir personenbezogene Daten von Schuldnern, um Forderungen unserer Auftraggeber (Gläubiger) zu prüfen, geltend zu machen und durchzusetzen.

Die personenbezogenen Daten der Schuldner erhalten wir in der Regel von unseren Auftraggebern, die uns mit der Einziehung der jeweiligen Forderung beauftragen.

Im Rahmen des Forderungseinzugs können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

Stammdaten (z. B. Name, Anschrift)
Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, soweit vorhanden)
Forderungsdaten (z. B. Forderungshöhe, Forderungsgrund, Vertragsbezug)
Zahlungsinformationen (z. B. Zahlungsstatus, Zahlungsvereinbarungen)
Bonitätsinformationen (z. B. Ergebnisse von Bonitätsprüfungen)

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck der Prüfung, Geltendmachung und Durchsetzung von Forderungen im Auftrag unserer Mandanten sowie gegebenenfalls zur Durchführung von Bonitätsprüfungen.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht in der Realisierung rechtmäßiger Forderungen unserer Mandanten sowie in einer effizienten und rechtssicheren Durchführung von Inkassoverfahren.

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Forderungseinzugs erforderlich ist. Darüber hinaus kann eine Speicherung erfolgen, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Zusätzlich können im Rahmen der technischen Bereitstellung unserer Online-Dienste externe Dienstleister eingesetzt werden, die im Rahmen einer Auftragsverarbeitung Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten können. Hierzu zählt insbesondere:

Lettermint B.V., Willemsvaart 16b, 8019 AB Zwolle, Netherlands
Supabase Pte. Ltd., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992
Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Sofern personenbezogene Daten an solche Dienstleister übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO sowie – soweit erforderlich – auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt (z. B. nach Singapur), erfolgt diese nur unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien wie den von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln.

2.3 VERARBEITUNG VON DATEN VON GLÄUBIGERN (MANDANTEN)
Im Rahmen unserer Tätigkeit als Inkassodienstleister verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Auftraggeber (Gläubiger), wenn diese uns mit der Einziehung von Forderungen beauftragen.

Im Rahmen der Mandatsbearbeitung werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Stammdaten (z. B. Name, Firmenname, Anschrift)
Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Vertrags- und Mandatsdaten (z. B. Angaben zum Inkassomandat)
Abrechnungs- und Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Rechnungsdaten)
Kommunikationsdaten (z. B. Korrespondenz im Rahmen der Mandatsbearbeitung)

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck der Durchführung des Inkassomandats, der Kommunikation mit dem Gläubiger sowie der Abrechnung unserer Leistungen.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung und Abwicklung des Mandats erforderlich ist. Darüber hinaus kann eine Speicherung erfolgen, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

2.4 SPEICHERDAUER
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist.

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Inkassodienstleister werden personenbezogene Daten insbesondere so lange gespeichert, wie dies für die Prüfung, Geltendmachung und Durchsetzung von Forderungen erforderlich ist. Dies kann auch die Dauer gesetzlicher Verjährungsfristen umfassen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten gespeichert, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Solche Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften und können eine Aufbewahrung von bis zu zehn Jahren vorsehen.

Sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

2.5 EMPFÄNGER DER DATEN
Im Rahmen unserer Tätigkeit als Inkassodienstleister kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten an Dritte zu übermitteln, soweit dies für die Bearbeitung und Durchsetzung von Forderungen erforderlich ist.

Empfänger der personenbezogenen Daten können insbesondere sein:

Wirtschaftsauskunfteien

Zur Durchführung von Bonitätsprüfungen oder zur Meldung von Zahlungsausfällen können personenbezogene Daten an Wirtschaftsauskunfteien (z. B. SCHUFA Holding AG, Creditreform Boniversum GmbH oder vergleichbare Auskunfteien) übermittelt werden.

Rechtsanwälte, Gerichte und Gerichtsvollzieher

Soweit dies zur gerichtlichen Durchsetzung von Forderungen erforderlich ist, können personenbezogene Daten an beauftragte Rechtsanwälte, Gerichte oder Gerichtsvollzieher übermittelt werden.

Drittdienstleister

Zur Unterstützung unserer Geschäftsprozesse setzen wir Dienstleister ein (z. B. IT-Dienstleister oder Postdienstleister / Lettershops). Diese Dienstleister werden, soweit erforderlich, als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung tätig.

Rechtsgrundlage für diese Datenübermittlungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse des Verantwortlichen liegt in der effizienten Bearbeitung und Durchsetzung von Forderungen.

2.6 PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN
Die Bereitstellung personenbezogener Daten kann gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben sein oder für den Abschluss eines Vertrages erforderlich sein.

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Inkassodienstleister ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich, um Forderungen prüfen, bearbeiten und gegebenenfalls durchsetzen zu können.

Werden die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass eine Bearbeitung der Angelegenheit oder die Durchführung bestimmter Maßnahmen nicht möglich ist.

3. BESUCH DER WEBSITE

3.1 Hosting und Logfiles
Die Website wird von einem Dienstleister auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung in der EU gehostet.

Bei jedem Aufruf der Website erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Endgeräts. Folgende Daten werden dabei protokolliert bzw. geloggt:

IP-Adresse des aufrufenden Endgeräts
Betriebssystem des aufrufenden Endgeräts
Browser-Version des aufrufenden Endgeräts
Name der abgerufenen Datei bzw. Webseite
Datum und Uhrzeit des Abrufs
Übertragene Datenmenge
Verweisende URL

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website darstellen zu können, um die Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität der Website zu gewährleisten (z.B. Erkennung und Abwehr von DoS-Angriffen oder Zugriffen von Bots), um die Qualität und Darstellung der Website zu verbessern, um Fehler identifizieren und beheben zu können und für statistische Zwecke. Diese Daten werden regelmäßig nach wenigen Tagen wieder gelöscht.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an den obengenannten Zwecken.

Die Website wird über den Dienstleister Cloudflare bereitgestellt. Anbieter ist die Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, c/o Mindspace, 80331 München, Deutschland, sowie die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA.

Cloudflare stellt Infrastruktur- und Sicherheitsleistungen bereit, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere Hosting- und Content-Delivery-Network-Leistungen (CDN), DDoS-Schutz sowie weitere Maßnahmen zur Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit der Website.

Personenbezogene Daten können in Drittländer übermittelt werden, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird sichergestellt, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Der Verantwortliche stellt auf Anfrage einen Nachweis über diese geeigneten Garantien zur Verfügung.

3.2 Cookies
Auf der Website werden Cookies verwendet. Cookies sind Informationen, die von unserem Webserver oder Webservern Dritter an den Browser der Besucherinnen bzw. Besucher der Website übertragen und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden. Bei Cookies kann es sich um kleine Dateien oder sonstige Arten der Informationsspeicherung handeln. In Cookies werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Cookies enthalten eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Internetseite ermöglicht. Ein Cookie enthält zudem die Angabe über seine Herkunft und die Speicherfrist. Dies bedeutet jedoch nicht, dass anhand eines Cookies unmittelbar Kenntnis von der Identität der Besucherinnen bzw. Besucher der Website erlangt werden kann.

Beim Besuch der Website werden zum einen Cookies gesetzt, die für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind. Bei diesen unbedingt erforderlichen Cookies kann es sich beispielweise um Cookies handeln, die für die Darstellung der Website mit einem Content Management-System erforderlich sind, anhand derer Spracheinstellungen erkannt werden oder mit denen dokumentiert wird, ob in das Setzen weiterer (optionaler) Cookies eingewilligt wurde oder ob eine solche Speicherung abgelehnt wurde. Die unbedingt erforderlichen Cookies einschließlich ihres Zwecks und der Speicherdauer bzw. Löschfrist werden nachfolgend und ergänzend auch im Cookie-Banner erläutert, der beim Aufruf der Website angezeigt wird.

Es werden zudem auch optionale Cookies eingesetzt, um zum Beispiel zusätzliche Informationen über die Interessen der Besucherinnen bzw. Besucher der Website oder über deren Nutzungsverhalten zu erheben, um auf dieser Basis die Website und generell die Kundeninteraktionen zu analysieren und zu optimieren.

Optionale Cookies einschließlich ihres Zwecks und der Speicherdauer bzw. Löschfrist werden nachfolgend und ergänzend auch im Banner erläutert, der beim Aufruf der Website angezeigt wird. Optionale Cookies werden erst gesetzt, wenn in das Setzen der optionalen Cookies ausdrücklich eingewilligt wurde.

3.3 Webanalyse (Google Analytics)
Auf der Website wird der Webanalysedienst Google Analytics des Anbieters Google Ireland Limited in Irland verwendet. Der Anbieter wird als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung tätig.

Über JavaScript-Tags können mit Google Analytics Informationen über die Benutzung der Website erhoben werden. Google Analytics verwendet Cookies, um Informationen zu den Interaktionen der Besucherinnen bzw. Besucher der Website mit der Website zu erheben.

Im Rahmen des Einsatzes von Google Analytics werden die IP-Adresse der Besucherinnen bzw. Besucher der Website, Informationen über die Benutzung der Website, Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, die zuvor besuchte Seite und die Uhrzeit der Serveranfrage an Server von Google übermittelt und dort verarbeitet.

Die erhobenen IP-Adressen der Besucherinnen bzw. Besucher der Website werden innerhalb des EU vor einer Übermittlung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen, bei technischen Störungen in Europa, wird die ungekürzte IP-Adresse an Google in die USA übermittelt und dort gekürzt. Die übermittelten IP-Adressen werden nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Es kann dementsprechend hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung der Besucherinnen bzw. Besucher der Website.

4. KOMMUNIKATION

4.1 Chat, Ticketing und Support
Beim Chat auf der Website, bei Supportanfragen bzw. der Erstellung von Support-Tickets und bei der Bearbeitung von Anfragen werden die angegebenen personenbezogenen Daten, die Kontaktdaten des Nutzers und die sonstigen angegebenen Inhalte und Informationen erhoben und verarbeitet, um die jeweilige Anfrage zu verwalten, zu bearbeiten und zu dokumentieren. Zudem werden dabei Informationen zum Browser, die IP-Adresse und der Standort des jeweiligen Nutzers verarbeitet.

Für den Chat und das Ticketing-System wird ein externer Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt.

Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und/oder das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Zurverfügungstellung der Dienstleistungen und der Kommunikation mit den Besucherinnen bzw. Besuchern der Website und die Zurverfügungstellung eines optimalen Supports für die der Besucherinnen bzw. Besuchern der Website.

4.2 Kontaktaufnahme und Kontaktdatenbank (CRM)
Treten Sie mit uns in Kontakt, z.B. per E-Mail, über ein Kontaktformular oder über einen Livechat, werden die von Ihnen gemachten Angaben zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.

Die in einem Kontaktformular oder einem Livechat abgefragten Angaben benötigen wir, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Sie korrekt anzusprechen und Ihnen eine Antwort zukommen zu lassen.

Wir verarbeiten die Daten unserer Kunden, Dienstleister und Lieferanten im Rahmen der Erbringung unserer vertraglichen Leistungen. Hierbei werden gegebenenfalls Bestandsdaten (beispielsweise Name und Vorname des/der Ansprechpartner(s), Adresse), Kontaktdaten (beispielsweise E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Vertragsdaten (beispielsweise Vertragsgegenstand, Laufzeit), Zahlungsdaten und Daten, die im Rahmen der Leistungserbringung erhoben werden und/oder zur Leistungserbringung erforderlich sind, verarbeitet.

Anfragen und Kundenbeziehungen werden regelmäßig in unserem CRM-System verarbeitet. Die dabei verarbeiteten Daten (Name, Vorname, Anrede, Postadresse, ggf. Geburtsdatum, Ihr spezifisches Interesse hinsichtlich unserer Produkte und Dienstleistungen und Ihre Interaktionen mit uns) können von uns zudem unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu Zwecken des Direktmarketings, insbesondere für postalische Werbung, verwendet werden.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern, Lieferanten, Interessenten, Besuchern der Website und sonstigen Dritten, an der Pflege von Interessenten-, Kunden- und Dienstleisterbeziehungen und der Vermarktung der Produkte und Dienstleistungen. Zielt die Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages ab oder erfolgt sie im Rahmen der Durchführung eines Vertrages, so ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

4.3 Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in der Kommunikation
Zur Unterstützung der Mitarbeitenden und zur Verbesserung der Kommunikationsqualität nutzt der Verantwortliche KI-Anwendungen wie ChatGPT (OpenAI), Microsoft Copilot, Google Gemini for Workspace und Claude (Anthropic).

Die Nutzung ist ausschließlich auf interne Produktivitätszwecke beschränkt, z. B. zur Vorbereitung von Antworten oder zum Zusammenfassen von Inhalten.

Die KI hat nur Zugriff auf Inhalte, auf die auch die Mitarbeitenden zugreifen dürfen. Entscheidungen werden nie ausschließlich automatisiert getroffen, sondern stets von Mitarbeitenden überprüft.

Der Einsatz erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses des Verantwortlichen an Effizienz und Qualität, unter Wahrung der Rechte der betroffenen Personen und mit umfassenden Sicherheitsmaßnahmen und Schulungen.

5. E-MAIL-NEWSLETTER

5.1 Registrierung/Abonnement
Sie können sich auf der Website für unseren E-Mail-Newsletter registrieren. Dabei werden die eingegebenen Daten, IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Registrierung gespeichert.

Zur Verifizierung nutzen wir das „Double-Opt-In“-Verfahren: Erst nach Bestätigung über einen Link in der E-Mail wird die Anmeldung abgeschlossen.

Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter oder per Kontaktaufnahme abmelden. Rechtsgrundlage ist die erteilte und widerrufbare Einwilligung.

Im Falle des Widerrufs werden die Einwilligungsdaten bis zum Ablauf gesetzlicher Fristen gespeichert, um Nachweispflichten zu erfüllen.

5.2 Newsletter im Rahmen einer Kundenbeziehung
Wenn Sie Kunde sind, können wir Ihnen Newsletter zu ähnlichen eigenen Produkten senden, sofern Sie dem nicht widersprochen haben.

Sie können dem Versand jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere Kosten als die Übermittlungskosten entstehen.

Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an Direktwerbung.

5.3 Newsletter Analytics/Tracking
Bei unseren Newslettern kann eine statistische Auswertung (z. B. Öffnungsraten und Klickverhalten) erfolgen, um Inhalte zu optimieren.

Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

5.4 Newsletter-Dienstleister
Für das Management von Registrierungen und auch Abmeldungen, die Versendung und die Analyse der E-Mail-Newsletter wird ein externer Dienstleister als Auftragsverarbeiter genutzt.

6. BEWERBUNGEN

6.1 Active Sourcing
Wir führen sogenannte Active Sourcing-Maßnahmen durch, um vielversprechende potenzielle Mitarbeitende auf dem externen Arbeitsmarkt zu identifizieren und aktiv mit potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern und Mitarbeitenden Kontakt aufzunehmen. Zweck der Datenverarbeitung ist die Personalbeschaffung, z.B. indem vielversprechende Kandidatinnen und Kandidaten auf Stellenangebote in unserem Unternehmen individuell hingewiesen werden.

Beim Active Sourcing erheben wir folgende Datenkategorien: Name, Vorname, Geschlecht, Kontaktdaten, Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikation, Gehaltsdaten, Bewerbungsdaten, außerberufliche Erfahrungen und Interessen und sonstige Informationen, die sich aus den öffentlichen Profilen bei sozialen Netzwerken, insbesondere LinkedIn und Xing, und/oder aus sonstigen öffentlich zugänglichen Quellen im Internet ergeben.

Sämtliche im Rahmen des Active Sourcing verarbeiteten personenbezogenen Daten werden aus allgemein/öffentlich zugänglichen Quellen aus dem Internet erhoben, insbesondere aus sozialen Netzwerken wie LinkedIn und Xing.

Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der öffentlich zugänglichen Daten im Rahmen des Active Sourcing ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Identifikation, Ansprache und Einstellung bestmöglicher Mitarbeitender für das Unternehmen.

6.2 Bewerbungsprozess
Wir erheben und verarbeiten personenbezogenen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Wenn wir mit einer Bewerberin bzw. einem Bewerber einen Arbeitsvertrag abschließen, werden die übermittelten Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet. Wird kein Arbeitsvertrag abgeschlossen, werden die Bewerbungsunterlagen unverzüglich, spätestens 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern einer Löschung kein überwiegendes berechtigtes Interesse, wie die Abwehr von Ansprüchen bzw. eine Beweissicherungsfunktion nach Gleichbehandlungs- und Antidiskriminierungsgesetzen entgegensteht.

Rechtsgrundlage für diese Speicherung und Verarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses). Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverteidigung oder Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen. Unsere berechtigten Interessen besteht in diesem Fall in der Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche bzw. der Geltendmachung von rechtlichen Ansprüchen.

6.3 Internetrecherche im Rahmen des Bewerbungsverfahrens
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können öffentlich zugängliche Informationen über Bewerberinnen und Bewerber im Internet eingesehen werden. Hierzu zählen insbesondere berufsbezogene Profile in sozialen Netzwerken (z. B. LinkedIn), ggf. öffentlich zugängliche Profile in sonstigen sozialen Medien und Informationen aus allgemein zugänglichen Quellen (z. B. Presseartikel, Blogs, Webseiten, Suchmaschinenergebnisse).

Es werden ausschließlich öffentlich zugängliche Informationen zu der Bewerberin bzw. dem Bewerber verarbeitet. Eine systematische oder automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung findet nicht statt.

Die Internetrecherche dient der Ergänzung der Bewerbungsunterlagen, um die fachliche Eignung, beruflichen Werdegang, Qualifikationen sowie das öffentliche berufliche Auftreten der Bewerberinnen und Bewerber besser einschätzen zu können. Damit wird eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten geschaffen.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist das berechtigte Interesse des potenziellen zukünftigen Arbeitgebers an einer umfassenden und fundierten Beurteilung der Eignung von Bewerberinnen und Bewerbern für die ausgeschriebene Stelle.

6.4 Background Checks
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens kann es – insbesondere bei sicherheitsrelevanten Positionen, Führungsaufgaben, Tätigkeiten mit finanzieller Verantwortung oder Zugang zu vertraulichen Unternehmensinformationen – erforderlich sein, ergänzende Überprüfungen („Background Checks“) durchzuführen. Diese Überprüfungen dienen der Verifizierung der im Bewerbungsverfahren gemachten Angaben sowie der Einschätzung der beruflichen Integrität, Zuverlässigkeit und Eignung der Bewerberin bzw. des Bewerbers für die jeweilige Position.

Im Zuge solcher Background Checks können je nach Art der ausgeschriebenen Position und Erforderlichkeit Informationen zu Ausbildung, beruflichem Werdegang, Qualifikationen, Referenzen sowie gegebenenfalls Bonitätsinformationen oder Auskünfte aus öffentlichen Registern erhoben und verarbeitet werden. Sofern die ausgeschriebene Position dies erforderlich macht oder gesetzliche Vorgaben dies verlangen (z. B. bei Tätigkeiten in sensiblen Compliance-, Finanz- oder IT-Bereichen), kann in Einzelfällen auch die Vorlage eines behördlichen Führungszeugnisses verlangt werden. In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage der vom Bewerber freiwillig vorgelegten Unterlagen; eine automatisierte Abfrage durch uns findet nicht statt.

Zur Durchführung der Background Checks können – soweit erforderlich – externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter beauftragt werden, die uns bei der Überprüfung von Qualifikationen oder der Einholung von Referenzen unterstützen. Daneben kann in Einzelfällen eine Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern, Referenzpersonen oder Bildungseinrichtungen erfolgen, sofern die Bewerberin bzw. der Bewerber dem zuvor ausdrücklich zugestimmt hat.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Background Checks ist in erster Linie die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses), soweit die Überprüfung zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Soweit einzelne Prüfungen über das zur Entscheidungsfindung Erforderliche hinausgehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung der Bewerberin bzw. des Bewerbers. Darüber hinaus kann die Datenverarbeitung auf das berechtigte Interesse gestützt werden, soweit unser berechtigtes Interesse darin besteht, die Zuverlässigkeit und Integrität von Bewerberinnen und Bewerbern zu prüfen, um wirtschaftskriminellen Handlungen vorzubeugen, Unternehmenswerte zu schützen und gesetzliche sowie regulatorische Vorgaben einzuhalten.

Vor Durchführung eines Background Checks wird die Bewerberin bzw. der Bewerber stets transparent über Art, Umfang und Zweck der geplanten Überprüfung informiert. Sofern für bestimmte Prüfungen eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese vorab gesondert eingeholt. Eine Verarbeitung oder Weitergabe personenbezogener Daten über den genannten Zweck hinaus erfolgt nicht.

6.5 Einsatz automatisierter (KI-)Verfahren
Im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens setzen wir teilweise automatisierte Verfahren zur Vorauswahl von Bewerbungen ein. Dabei werden die übermittelten Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Qualifikationen, Berufserfahrung) mithilfe eines KI-gestützten Systems nach bestimmten, vorab definierten Kriterien analysiert. Ziel ist es, Bewerbungen zu identifizieren, die besonders gut zu den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle passen.

Die automatisierte Auswertung dient ausschließlich der Unterstützung unserer Personalverantwortlichen. Eine endgültige Entscheidung über den Fortgang des Bewerbungsverfahrens wird nicht automatisiert, sondern stets durch eine natürliche Person getroffen.

Das eingesetzte System bewertet Bewerbungsunterlagen anhand vorab festgelegter Kriterien (z. B. Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, Qualifikationen). Auf dieser Grundlage wird eine vorläufige Einordnung oder Gewichtung vorgenommen, die als Orientierung für die anschließende manuelle Sichtung dient.

Diese Auswertung entfaltet keine rechtliche Wirkung und hat keine vergleichbare erhebliche Beeinträchtigung.

Jede Bewerberin und jeder Bewerber hat das Recht, eine menschliche Überprüfung der automatisierten Vorauswahl zu verlangen, ihren/seinen Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten.

6.6 Compliance-/Sanktionslisten-Screening
Bewerberinnen und Bewerber, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens in die engere Auswahl kommen, können einer initialen Compliance-Prüfung unterzogen werden. Bei der Compliance-Prüfung erfolgt ein Abgleich des Namens und der Anschrift des Bewerbers mit relevanten Sanktionslisten, insbesondere auf Basis der Anti-Terror-Verordnungen der EU.

Für die Durchführung des Compliance-/Sanktionslisten-Screenings nutzen wir einen externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Vereinbarung Auftragsverarbeitung.

Rechtsgrundlage für diese Speicherung und Verarbeitung ist, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung eines Compliance-/Sanktionslisten-Screenings gegeben ist, die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung. In Einzelfällen, abhängig von einer Interessenabwägung, kann ein Compliance-/Sanktionslisten-Screening auch erfolgen, wenn keine zwingende gesetzliche Verpflichtung gegeben ist. In diesem Fall ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Vermeidung einer potenziellen Sanktionierung durch ausländische Stellen.

6.7 Talent Pool
Wenn eine Bewerberin bzw. ein Bewerber sich ohne Bezug zu einem konkreten Stellenangebot initiativ bei uns bewirbt, mit allgemeinem Interesse an einer zukünftigen Tätigkeit für den Fall, dass sich für die konkrete Bewerberin bzw. den konkreten Bewerber zukünftig potenziell relevante/interessante Positionen ergeben, oder wenn eine Bewerberin bzw. ein Bewerber im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens auf eine spezifische Position in eine längere Speicherung der Daten in unserem Talent Pool eingewilligt hat, werden wir die im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten in unserem Talent Pool für 2 Jahre nach Eingang der Initiativbewerbung bzw. nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens speichern, um zukünftige für die Bewerberin bzw. den Bewerber potenziell interessante Stellen zu identifizieren und die Bewerberin bzw. den Bewerber gegebenenfalls diesbezüglich zu kontaktieren. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht.

Eine solche Einwilligung in die Speicherung der Bewerbungsdaten in unserem Bewerber-Pool kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Bitte senden Sie uns dazu eine E-Mail an die oben angegebenen Kontaktdaten.

Rechtsgrundlage für die Speicherung der Bewerbungsunterlagen in unserem Talent Pool ist gegebenenfalls die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung der Bewerberin bzw. des Bewerbers.

6.8 Statistische Auswertungen
Wir verarbeiten anonymisierte oder aggregierte Bewerbungsdaten, um unser Recruiting-Verfahren zu analysieren und zu verbessern (z. B. zur Auswertung von Bewerbungszahlen, Quellen oder Erfolgsquoten). Diese Auswertungen erfolgen anhand anonymisierter/aggregierter ohne Personenbezug.

7. ALTERSBESCHRÄNKUNG
Diese Website ist nicht für die Nutzung durch Kinder unter 16 Jahren bestimmt oder konzipiert. Wir erfassen nicht wissentlich personenbezogene Daten von oder über Personen unter 16 Jahren.

8. EMPFÄNGER VON DATEN
Innerhalb der Organisation des Verantwortlichen erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Zugriff auf Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben, gegebenenfalls zur Erfüllung von Verträgen, zur Datenverarbeitung auf Basis einer Einwilligung des/der Betroffenen oder zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen, benötigen.

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Personenbezogene Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies für Vertragszwecke oder zur Wahrung unseres überwiegenden berechtigten Interesses an einer effektiven Durchführung unseres Geschäftsbetriebes erforderlich ist.

Sofern wir im Rahmen der Bereitstellung der Website oder sonstiger Leistungen Dienstleister bzw. Drittanbieter einsetzen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten zu sorgen.

9. BETROFFENENRECHTE

9.1 Recht auf Auskunft
Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.

9.2 Recht auf Berichtigung
Betroffene haben das Recht, eine Berichtigung unrichtiger sie betreffender personenbezogenen Daten zu verlangen. Es besteht zudem das Recht, eine Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

9.3 Recht auf Löschung
Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, die Löschung sie betreffender personenbezogenen Daten zu verlangen.

9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung sie betreffender personenbezogenen Daten zu verlangen.

9.5 Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogenen Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegt oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, oder die auf Basis eines berechtigten Interesses erfolgt, Widerspruch einzulegen. Die Daten werden in diesem Fall nicht weiterverarbeitet, es sei denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechten und Freiheiten der/des Betroffenen überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung und Ausübung von oder der Verteidigung gegen Rechtsansprüche dient. Außerdem steht Betroffenen das Recht zu, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

9.6 Recht auf Widerruf der Einwilligung
Betroffene steht, soweit sie für eine Verarbeitung eine Einwilligung erteilt haben, im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Widerrufsrecht zu.

9.7 Recht auf Datenübertragbarkeit
Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten („Datenübertragbarkeit“) sowie das Recht auf Weiterübermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen.

9.8 Ausübung der Rechte
Die Betroffenenrechte können durch Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten für den Verantwortlichen bzw. gegebenenfalls den Datenschutzbeauftragten geltend gemacht werden.

Wenn Betroffene der Ansicht sind, dass die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

10. PFLICHTANGABEN UND PROFILING
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Es besteht keine Verpflichtung, personenbezogene Daten bereitzustellen, allerdings ist die Angabe personenbezogener Informationen für einen Vertragsabschluss insofern erforderlich, als bestimmte Angaben zwingend erforderlich sind, um einen Vertrag abschließen (und durchführen) zu können.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich eines Profiling wird nicht durchgeführt.

11. SPEICHERUNG/AUFBEWAHRUNG UND LÖSCHUNG
Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung des jeweiligen Zwecks der Datenverarbeitung erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen Speicherfristen vorsehen.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Gesetzgeber vorgesehene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften anonymisiert oder gelöscht.

12. INFORMATIONSSICHERHEIT
Wir treffen dem Stand der Technik entsprechende angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko der jeweiligen Verarbeitung angemessenes Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten und um die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen, Anfragen oder Zahlungsdaten, die an uns gesendet werden, eine SSL-Verschlüsselung.

Unsere Mitarbeitenden werden regelmäßig zu Datenschutz und Informationssicherheit geschult und sind auf Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichtet.

Im Rahmen eines restriktiven Rechte- und Rollenkonzepts auf „need to know“-Basis ist sichergestellt, dass die Mitarbeitenden nur jeweils auf die personenbezogenen Daten Zugriff haben, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben unbedingt benötigen.

13. ÄNDERUNG DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht und/oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für den Besuch der Website bzw. die Inanspruchnahme unserer Services gilt stets die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung.